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Managers, comment s’intégrer à une équipe existante ?

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Nouvelle entreprise, nouveau produit, nouveaux défis professionnels et surtout… Nouvelle équipe. Lorsqu’on est embauché à un poste managérial, il ne suffit pas de performer à son poste. Responsable de son équipe, on est aussi garant de son efficacité, son bien-être et sa montée en compétences. 

Alors, comment faire lorsqu’on connaît à peine sa future équipe ? Dans un contexte où le télétravail bat son plein et se démocratise, comment réussir à nouer des liens avec ses futurs collègues ? Comment trouver l’équilibre entre leadership, empathie ou encore transmission ? De l’entretien d’embauche jusqu’au management au quotidien, voici quelques clés pour vous faire accepter et apprécier de tous au sein de votre prochaine équipe.

Les défis qu’une prise de poste représente

L’influence du management sur la motivation

44% des salariés américains démissionneraient à cause de l’attitude de leur chef, et 37% à cause du management de leur N+1. C’est en tout cas la conclusion d’une étude de BambooRH*. En France, 1 cadre sur deux aurait déjà quitté un emploi à cause d’un désaccord managérial. Des chiffres qui montrent bien à quel point l’influence du manager joue sur la motivation au travail.

Parmi les griefs retenus, on trouve en premier le manque de confiance et d’autonomie, et ensuite le fait de ne pas soutenir une augmentation, ne pas se soucier d’une charge de travail trop importante, ne pas reconnaître le travail accompli, ou encore manquer de clarté sur ses attentes ou les objectifs.

*Étude réalisée en ligne en mars 2017 auprès de 1 029 salariés américains âgés de 18 ans et plus. Tous les sondés étaient en poste aux États-Unis au moment de l’enquête. Les auteurs ont listé 24 comportements courants de managers, et demandé aux sondés s’ils trouvaient ces attitudes acceptables ou inacceptables.

Quelle dynamique d’équipe ?

Dans le cadre d’une prise de poste, ces enjeux sont exacerbés. Difficile de savoir avant d’arriver quelles sont les dynamiques de l’équipe.

  • Les collègues s’entendent-ils bien ?
  • Sont-ils complémentaires ?
  • Quels sont leurs types de personnalités ?
  • À quel type de management sont-ils favorables ?

Découvrir les modes de fonctionnement

Il y a fort à parier que chaque collaborateur a eu des habitudes managériales distinctes et que le rôle du manager à son arrivée sera autant de percer à jour le mode de fonctionnement de chacun que de faire connaissance à proprement parler.

Faire face aux éventuels déçus

Dans le cas où une ou plusieurs personne(s) guignait le poste, cela peut rendre l’intégration du manager encore plus ardue. En effet, le collaborateur en question nourrira du ressentiment à son égard avant même son arrivée, et sera peu à même d’arrondir les angles, quelle que soit la légitimité de la personne. De même pour le cas particulier d’une création de poste sur un poste hiérarchique élevé qui n’existait pas auparavant.

Le professionnel qui était auparavant manager de l’équipe se voyant à présent sous l’autorité d’un N+1, qui sait comment il pourra réagir. Enfin, si les collègues que le nouveau manager gèrera sont plus âgées voire expérimentées qu’elles, il peut avoir à construire sa légitimité, ce qui parfois se fait dans la douleur.

Les types de personnalités qu’on peut rencontrer en tant que manager

Pour réussir à s’intégrer en tant que manager, il faut tout d’abord observer.

Percer la personnalité des collègues à qui on a affaire se fait sur plusieurs semaines mais est nécessaire pour comprendre comment les gérer. Voici quelques typologies de profils qu’on pourra rencontrer :

  • Introverti ou extraverti ? Ce trait de caractère se voit assez rapidement en réunion. Les extravertis seront à l’aise pour prendre la parole, tandis que des profils plus timides parleront s’ils y sont invités voire contraints. Attention cependant, car des introvertis entraînés peuvent paraître extravertis mais se révéler très secrets sur des pans de leur vie, notamment personnelle.
  • Celui qui fait partie des murs. Il est là depuis toujours et il connaît tout sur tout dans l’entreprise. Ce collègue peut se révéler un fier atout pour comprendre l’histoire de la boîte, son produit ou service, et sa culture. Mais attention car il sera peut-être aussi difficile à convaincre de la légitimité du nouveau manager. Surtout s’il avait postulé à cette fonction par le biais de la mobilité interne…
  • L’électron libre. Il n’aime pas qu’on le micro-manage ni qu’on lui dise quoi faire. Très autonome, il sait ce qu’il doit réaliser et préfère bosser dans son coin. Il faudra faire des efforts pour le pousser à partager son travail (sans lui donner l’impression de le micro-manager justement) et le faire travailler de concert avec l’équipe.
  • Le bulldozer. Il a de l’élan, toutes les semaines il arrive avec un nouveau projet. Très volontaire et créatif, il faudra s’assurer que ses projets correspondent bien avec les objectifs business de l’entreprise, pour canaliser son énergie tout en diplomatie.
  • Celui qui a besoin d’être materné. Au contraire du profil précédent, ce profil a besoin d’une to-do-list claire et précise, de beaucoup de retours sur son travail, d’un suivi régulier (hebdomadaire voire même quotidien). Qu’il s’agisse d’un manque de confiance sur son poste ou d’un besoin de collaboration très marqué, le nouveau manager devra prendre du temps pour lui donner confiance et le rendre plus autonome.
  • Le blasé. Il n’aime pas particulièrement son travail et il fait le strict minimum. Tout le défi du nouveau manager sera de lui redonner des missions qui le motivent et de valoriser ses talents au mieux dans l’équipe pour lui redonner envie de se lever le matin.
  • Le toxique. Peut-être (on ne vous le souhaite pas) que vous tomberez sur une personne dysfonctionnelle. Allant de la blague misogyne ou raciste ou au ragot malsain à des travers plus ancrés comme la passive-agressivité, la manipulation ou la perversion narcissique, il faudra redoubler d’attention avec ce profil de salarié pour qu’il ne mine pas l’ambiance et les performances de l’équipe.

 Alors, avec tous ces profils, comment partir sur le bon pied quand on reprend une équipe ?

 Lever les résistances… Dès l’entretien 

Tout commence en entretien. Un changement de manager peut être stressant pour une équipe. On sait ce qu’on quitte mais pas ce qu’on trouvera. Être dans une posture d’ouverture dès l’entretien permet de se positionner comme un manager à l’écoute.

Vous pouvez, dès ce premier contact, sonder les attentes de votre équipe, en posant ces questions :

  • Qu’aimiez-vous chez votre précédent manager ? Au contraire, y avait-il des choses qui vous dérangeaient ?
  • Quelles sont vos problématiques dans votre métier et comment puis-je vous aider ?
  • Quel est votre style de management favori ?

Communiquer, communiquer… et communiquer

De même, n’hésitez pas à décrire votre style de management et à expliquer comment vous comptez gérer l’équipe. Cela peut passer par des choses factuelles (combien de rendez-vous par mois, les attentes en termes de reporting, les outils que vous aimez utiliser…) et des choses plus inter-personnelles, par exemple, si vous êtes un manager de proximité ou si vous laissez les gens très autonomes, etc.

Management : apporter sa « touch »…

Deux autres éléments importants sont d’apporter d’ores et déjà votre vision des priorités sur votre poste, quelques infos sur vos spécialités et le périmètre de votre fonction. Plus vos collègues se sentiront alignés avec votre vision du métier, plus ils se sentiront à l’aise avec votre arrivée et vous trouveront légitime à ce poste.

… Avec une bonne dose d’humilité

Enfin, adoptez une posture d’humilité. Vous êtes encore en phase de découverte, pas encore dans l’entreprise… Posez des questions, intéressez-vous aux défis de votre future équipe et de l’entreprise. Positionnez-vous comme un manager qui a autant à apprendre de ses collègues qu’il a à apporter à l’entreprise et à chacune des personnes dont il aura la responsabilité.

Reprendre une équipe : la check-list à adopter à son arrivée

Une fois en poste, les premières semaines sont décisives : c’est là que vous allez pouvoir connaître votre équipe et que la greffe prendra — ou pas.

Étape 1 – Réunir la nouvelle équipe

En physique si possible ou en visioconférence si le télétravail prime, proposez un café informel à votre équipe. À ce stade, l’objectif est de vous présenter.

  • Exprimez votre motivation à rejoindre l’équipe sans en faire trop.
  • Revenez sur les deux ou trois défis qui seront vos priorités en poste.
  • Parlez succinctement (2 minutes !) de votre parcours.
  • Et expliquez que vous serez au service de l’équipe.
  • Puis, écoutez chacun se présenter : c’est la partie importante qui vous donnera de précieuses informations et vous permettra de briser la glace.
  • Terminez en disant que vous enverrez des invitations pour des entretiens individuels pour mieux vous connaître.

Étape 2 – Faire un entretien avec chaque collaborateur

Lors de cet entretien, présentez-vous à nouveau succinctement, puis appuyez sur le fait que cet entretien vise à mieux connaître la personne. Vous avez hâte de collaborer avec elle et vous voulez en savoir plus.

  • Quels sont les contours de son poste ?
  • Que préfère-t-elle dans son poste ?
  • Quels sont les défis auxquels elle est confrontée ?
  • Comment pouvez-vous l’aider ?

L’objectif est d’instaurer un climat de confiance dès ce premier échange.

Autre élément important : répondez clairement aux questions de la personne, surtout sur vos intentions à ce poste. Offrez des perspectives pour imaginer comment sera le quotidien avec vous comme manager et expliquez quel plan vous voyez se dessiner pour le département.

L’idée : faire en sorte que la personne se projette avec vous comme chef, et ce, de manière positive !

Évidemment, vous n’êtes là que depuis peu de temps, et donc, il sera sage d’expliquer que ces plans sont encore en cours de création. Que vous avez besoin de plus de temps pour décider des actions prioritaires et que vous aurez besoin de l’aide de la personne pour réussir.

Étape 3 – Établir une routine avec l’équipe

Vous venez d’arriver et vous souhaitez vous intégrer comme manager ? Il est temps d’établir (en douceur) des temps d’échange. Voici quelques formats que vous pouvez tester, en prenant attention à ne pas tout changer d’un coup, ce qui pourrait perturber l’équipe :

  • Des réunions d’équipe hebdomadaires ou pourquoi pas un daily scrum de 15 minutes, si votre métier s’y prête ;
  • Des one-to-one réguliers avec vos collègues ;
  • Un déjeuner d’équipe à fréquence régulière, par exemple toutes les deux semaines ;
  • Un événement mensuel d’équipe, par exemple boire des coups ou faire une activité extra-professionnelle si le budget de l’entreprise le permet.

Tout cela mettra du liant et accélèrera la création d’une relation de confiance entre votre équipe et vous.

Spécial télétravail : comment créer du lien avec sa nouvelle équipe même à distance ?

En pleine crise du COVID-19, de nombreux managers sont arrivés dans une équipe en 100% télétravail. Comment faire dans ce cas pour créer du lien ?

Des réunions encore et toujours ?

Toutes les réunions ci-dessus restent valables. Elles sont d’autant plus importantes que les collègues peuvent se sentir isolés, voire démotivés. Leur cadence peut être un peu accrue. Il faudra porter une attention particulière à la communication (orale, écrite et langage corporel) et ses canaux (faire en sorte que chacun ait accès au même niveau d’information ; que les messages ne se diluent pas).

À lire : Comment manager son équipe à distance

L’empathie : la compétence managériale oubliée

Et surtout, dès votre prise de poste, il faudra redoubler d’empathie et accorder votre confiance a priori. Laisser vos collègues gérer leurs horaires et fonctionner plutôt au résultat qu’au présentéisme, apporter votre soutien et demander s’ils ont besoin d’aide (par exemple dans le cas de personnes seules chez elles pendant un confinement, ou de parents qui doivent gérer leur famille en parallèle de leur emploi). Un manager qui fait confiance et rend le travail plus flexible rend ses employés d’autant plus motivés à se montrer dignes de cette confiance — alors que tout le contraire se passe lorsqu’on micro-manage et joue à la police au quotidien par incapacité à déléguer et faire confiance.

De manière générale, un management par la gentillesse, peu répandu en France, fait son petit effet. Demandez régulièrement à vos équipes comment elles vont et cherchez des solutions concrètes si cela ne va pas. Envoyez de petites attentions (par exemple, des fleurs à un collègue malade ou des ressources pédagogiques à un parent qui garde ses enfants). Sans passer la limite de la familiarité (vous rester le manager et devez tenir un certain leadership), des attentions qui changent instaurent un climat de respect mutuel et une certaine connivence sont possibles.

Le mot de la fin

On a tous déjà vu un manager poussé rapidement vers la sortie car la greffe avec son équipe n’avait pas pris. Problème de légitimité, micro-management, arrogance… Un cortège de raisons peut expliquer ces départs précipités. Pour autant, en étant humble, curieux, à l’écoute et clair dans sa communication et ses objectifs, un manager met toutes les chances de son côté pour être adopté par sa nouvelle équipe.