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Onboarding à distance : comment accueillir un nouveau collaborateur ?

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Suite à la pandémie, ou parfois en raison de l’internationalisation des effectifs de nombreuses entreprises, l’onboarding des nouvelles recrues se fait désormais de plus en plus à distance. En effet, le nombre de personnes en télétravail a augmenté de 159 % depuis 2005

Les recruteurs qui veulent faciliter l’intégration des arrivants, mais aussi booster leur rétention, connaissent l’importance de l’onboarding. Et les meilleures entreprises ont surtout bien compris que le processus évolue nécessairement lorsqu’il se fait à distance…

Mais comment créer un sentiment d’appartenance organique et partager sa culture d’entreprise à distance ? Comment favoriser les connexions avec le reste de son équipe lorsque l’on est pas dans la même pièce ? 

Voici des bonnes pratiques à adopter pour faciliter l’accueil de vos collaborateurs, et des cas d’usage dont vous inspirer !

 

Onboarding à distance

 

5 conseils pour réussir son onboarding à distance  

Lorsque vous recrutez de nouveaux collaborateurs, vous devez avant tout vous assurer qu’ils disposent des informations et outils nécessaires pour remplir à bien leur mission. Mais aussi (et surtout), qu’ils se sentent à l’aise dans leur nouvelle équipe ! 

En effet, les nouveaux employés dont l’expérience d’intégration est mauvaise sont deux fois plus susceptibles de quitter leur poste. 

1. Élaborez votre plan d’onboarding en amont 

Les télétravailleurs mettront souvent plus de temps à s’intégrer dans l’entreprise, à cause de la distance qui vous sépare. Raison de plus pour commencer leur onboarding le plus tôt possible ! Vous pouvez par exemple anticiper en planifiant vos sessions de une à deux semaines avant leur prise de poste. 

Communiquez-leur les informations dont ils ont besoin pour participer aux réunions ou se familiariser avec vos outils en amont. Et pensez à équilibrer les sessions plus axées sur le travail avec des discussions informelles et des ice-breakers.

Bonus : efforcez-vous de numériser la documentation existante sur les process et la culture de votre entreprise. Ainsi, elle sera plus facile à partager avec les nouvelles recrues ! De nombreuses organisations utilisent par exemple un wiki interne, ou même un intranet. 

2. Commencez par un petit projet

Élaborer un plan d’intégration précis pour les 30, 60 et 90 premiers jours en poste de votre nouvel employé. Le fait d’avoir des objectifs clairs et d’être alignés sur les attentes que vous avez pour son poste lui permettront de trouver plus facilement ses marques. 

Profitez de cette période d’intégration pour encourager la collaboration avec le reste de l’équipe. Vous pouvez aussi le faire travailler sur des projets concrets, ou lui assigner des “missions”. Ces derniers lui permettront de développer une meilleure vue d’ensemble de votre organisation, ses parties prenantes et ses partenaires !

3. Organisez vos sessions d’onboarding par cohorte

Le sentiment d’appartenance est certainement l’élément d’onboarding qu’il est le plus difficile de recréer à distance. Pour combler le manque de contacts et d’échanges physiques, pensez à organiser des sessions d’intégration par cohortes. 

Réunir de petits groupes de collaborateurs permettra de créer un sentiment d’appartenance et de favoriser l’entraide entre nouvelles recrues. Le système de “buddy”, qui consiste à créer des duos “ancien employé & nouvelle recrue” est également utilisé par de nombreuses entreprises qui pratiquent l’onboarding à distance. 

4. Offrez des perspectives de formation et d’évolution dès les débuts 

67 % des travailleurs à distance souhaiteraient se voir offrir davantage d’opportunités de formation. Un excellent moyen de permettre aux nouveaux arrivants de se projeter avec votre entreprise consiste à leurs donner des perspectives d’évolution

Montrez-leur comment vous comptez les aider à se développer sur le plan professionnel, en leur permettant d’acquérir de nouvelles compétences ou de renforcer leurs compétences actuelles. Là encore, les sessions de formation en cohorte peuvent remplir un double objectif d’intégration et de montée en compétence. 

5. Demandez des feedbacks et améliorez ce qui doit l’être 

Si votre entreprise n’est pas habituée à onboarder ses employés à distance, il y a de fortes chances pour que votre plan d’intégration nécessite quelques améliorations

N’hésitez pas à demander des retours à vos nouvelles recrues. Incitez-les à partager les points à améliorer ou à consolider pour vos prochaines sessions d’onboarding !

 

Les bonnes pratiques à emprunter aux entreprises qui réalisent leur onboarding à distance 

Une étude réalisée par Glassdoor révèle que les organisations dotées d’un processus d’intégration robuste améliorent la rétention des nouvelles recrues de 82 %. Leur productivité, elle, décolle de de 70 %. 

Pour obtenir de tels résultats, la meilleure stratégie reste encore de s’inspirer des entreprises qui sont parvenues à consolider leur onboarding à distance. En voici 3 parfaits exemples : 

Le programme Foundations d’Hubspot 

Le processus d’onboarding d’Hubspot, Foundations, permet d’apporter aux nouvelles recrues les bases dont elles ont besoin pour s’épanouir au sein de l’entreprise. Depuis mars 2020, il est réalisé à 100 % à distance. Pour faciliter cette transition à marche forcée, Hubspot a introduit des guides de télétravail pour ses managers et nouvelles recrues, y incorporant des études de cas. 

L’entreprise a également suivi la participation en direct de ses collaborateurs via les données de son système d’e-learning Learn@HubSpot. Les participants sont de plus encouragés à garder leur webcam Zoom allumée pour favoriser le sentiment d’inclusion et la participation active. 

La checklist en 5 points de Google 

Google utilise une checklist en ligne pour rappeler à ses responsables de revoir le processus d’onboarding avec les nouvelles recrues. L’objectif est de de permettre aux managers de se concentrer sur 5 petites tâches stratégiques tout en accélérant la courbe d’apprentissage des nouveaux collaborateurs. 

Les 5 points de la checklist sont : 

  • Avoir une discussion sur les rôles et les responsabilités ;
  • Associer chaque nouvelle recrue à un pair ;
  • Aider sa nouvelle recrue à se créer un réseau ;
  • Configurer des sessions de check-in une fois par mois pour les six premiers mois de chaque nouvel employé ;
  • Encourager un dialogue ouvert.

Les statistiques montrent que les nouveaux arrivants dont les managers ont suivi cette checklist sont devenus efficaces dans leur rôle 25 % plus rapidement que les autres employés.

Les iBuddies d’Apple

Pour favoriser l’onboarding à distance de ses nouveaux employés, Apple les place en paires avec un “integration buddy

Ce dernier joue un rôle essentiel pour assurer que leur intégration se passe au mieux, en leur transmettant notamment la culture de l’entreprise. La mission de l’iBuddy consiste également à répondre à ses questions et à lui apporter un soutien personnalisé pour se faire ses marques.

 

Accompagner la croissance de son processus d’onboarding à distance

A mesure que vos effectifs grandissent, votre entreprise devra songer à développer son processus d’onboarding à distance. Pensez à choisir les bons outils qui vous permettront de le faire en réduisant au maximum les frictions. 

Sélectionnez en priorité ceux qui vous aideront surtout à automatiser ce qui peut l’être, tout en maintenant des canaux de communication ouverts et collaboratifs afin que vos nouvelles recrues se sentent autant intégrées qu’écoutées !

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