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Télétravail : 4 conseils pour
réussir vos réunions à distance

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À l’ère du télétravail, la réunion à distance est un moyen souple et pratique d’échanger avec votre équipe, même si ses membres sont dispersés aux quatre coins du pays ou de la planète. Une solution qui représente toutefois un exercice spécifique par rapport à une réunion en présentiel : comment mobiliser vos collaborateurs à distance ? Faire passer votre message efficacement ? Découvrez nos 4 conseils pour mener vos réunions en ligne avec succès.

#1 Choisir le format adapté à votre réunion à distance

L’ancêtre des réunions à distance est la conférence téléphonique, pour laquelle les participants sont interconnectés dans une même discussion via une plateforme. Uniquement audio, ce format a toujours son utilité à condition de ne pas réunir un groupe trop important. La visioconférence ajoute l’image, mais dans un seul sens : l’animateur, placé devant une caméra déroule sa présentation à l’aide d’éléments visuels tels qu’un paperboard. Ce format est utile pour présenter une opération ou un nouveau produit, mais il manque d’interactivité. Enfin, la webconférence réunit le meilleur des deux précédents formats : chacun se connecte depuis son ordinateur et a accès à de nombreuses fonctionnalités – partage d’écran, activation de la webcam et bien sûr, intervention orale à volonté.

#2 Préparer sa réunion à distance en amont

Une réunion à distance se prépare avec autant de soin qu’une réunion en présentiel… voire plus, car la distance pose des défis spécifiques. Commencez par régler les questions de stricte organisation : du calage de la date et de l’heure en tenant compte des contraintes et fuseaux horaires de chacun, au choix du lieu où vous installer (au calme, avec une connexion stable). Ensuite, concentrez-vous sur le contenu en fixant un ordre du jour clair. Régler le timing est également important : établissez un déroulé de la réunion, avec des temps impartis pour chaque sujet. Et si vous prévoyez de produire des documents, préparez-les à l’avance dans un dossier dédié de votre ordinateur, classés par ordre d’apparition.

#3 Faire vivre la réunion en capitalisant sur l’interactivité

Le succès d’une réunion à distance repose en grande partie sur vos compétences d’animation. C’est vous qui donnez le fil conducteur, le tempo, et qui dirigez les échanges. Relancez l’attention des participants en produisant régulièrement des documents qui enrichissent les sujets. Tenez bien le déroulé et le timing prévus. Et surtout, assurez-vous qu’aucun de vos collaborateurs ne décroche : impliquez-les en distribuant la parole et en favorisant les échanges. L’exercice vous intimide ? Pensez à la formation ! Un programme 100% digitalisé comme ceux proposés par l’EDHEC Online représente une opportunité unique de pratiquer les nouveaux outils digitaux collaboratifs, pour développer vos compétences de management à distance. 

 « Les programmes de formation 100% en ligne de l’EDHEC Online constituent une bonne opportunité de vous familiariser avec les outils collaboratifs à distance. Via la plateforme Moodle, notre campus virtuel propose en effet, outre des modules d’apprentissage individuel, de nombreuses séances de travail de groupe à distance. L’idéal pour assimiler les différents outils mis à votre disposition, apprendre à les maîtriser et à en exploiter tout le potentiel. » Loïck Menvielle, professeur à l’EDHEC et directeur du programme BSc Online

#4 Ne pas oublier l’étape du bilan

À la fin d’une réunion à distance, effectuez un rapide travail d’analyse pour identifier les points à améliorer : décortiquez ce qui a marché, ce qui peut être affuté, la gestion du timing, les sujets abordés, la distribution des temps de parole… Au fil du temps, vous gagnerez en agilité et vos réunions seront de plus en plus efficaces. 

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