À l’ère du télétravail, la réunion à distance est un moyen souple et pratique d’échanger avec votre équipe, même si ses membres sont dispersés aux quatre coins du pays ou de la planète. Une solution qui représente toutefois un exercice spécifique par rapport à une réunion en présentiel : comment mobiliser vos collaborateurs à distance ? Faire passer votre message efficacement ? Découvrez nos 4 conseils pour mener vos réunions en ligne avec succès.
#1 Choisir le format adapté à votre réunion à distance
La conférence téléphonique
L’ancêtre des réunions à distance est la conférence téléphonique, pour laquelle les participants sont interconnectés dans une même discussion via une plateforme. Uniquement audio, ce format a toujours son utilité à condition de ne pas réunir un groupe trop important.
La visioconférence
La visioconférence ajoute l’image, mais dans un seul sens : l’animateur, placé devant une caméra déroule sa présentation à l’aide d’éléments visuels tels qu’un paperboard. Ce format est utile pour présenter une opération ou un nouveau produit, mais il manque d’interactivité.
La webconférence
Enfin, la webconférence réunit le meilleur des deux précédents formats : chacun se connecte depuis son ordinateur et a accès à de nombreuses fonctionnalités – partage d’écran, activation de la webcam et bien sûr, intervention orale à volonté.
#2 Préparer sa réunion à distance en amont
Une réunion à distance se prépare avec autant de soin qu’une réunion en présentiel… voire plus, car la distance pose des défis spécifiques. Commencez par régler les questions de stricte organisation : du calage de la date et de l’heure en tenant compte des contraintes et fuseaux horaires de chacun, au choix du lieu où vous installer (au calme, avec une connexion stable).
Ensuite, concentrez-vous sur le contenu en fixant un ordre du jour clair. Régler le timing est également important : établissez un déroulé de la réunion, avec des temps impartis pour chaque sujet. Et si vous prévoyez de produire des documents, préparez-les à l’avance dans un dossier dédié de votre ordinateur, classés par ordre d’apparition.
