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Collaboration à distance : comment travailler en équipe efficacement et dans la durée

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Le télétravail semble être en passe de devenir une nouvelle norme dans le monde professionnel. Cependant, la collaboration à distance entièrement dématérialisée amène son lot de difficultés. Tout d’abord, le domicile est parfois rempli de distractions : un enfant en demande d’attention, un animal à nourrir, un voisin bruyant, … Autant d’éléments qui entravent la productivité individuelle. Par ailleurs, la concentration et l’implication dans les échanges du quotidien (les réunions d’équipe, les interactions individuelles avec ses collègues, …) peuvent vite épuiser. En effet, la fatigue liée aux écrans, la distance créée par le digital et les éventuelles difficultés techniques sont des épreuves que chaque collaborateur doit surmonter seul. Alors, en dépit de ce contexte, comment maintenir le lien avec vos équipes et travailler efficacement ? Voici quelques conseils pour vous aider à créer des routines à distance et structurer votre quotidien.

collaboration à distance

Fluidifier et homogénéiser le partage de l’information

Documenter l’ensemble des prises de décision

Avec la collaboration à distance, la communication et le partage de l’information peuvent rapidement devenir déséquilibrés et asynchrones. Cette situation n’est pas souhaitable, car la distance physique peut susciter de l’anxiété et de l’isolation chez certains collaborateurs.

Afin de l’éviter, créez un guide ou une “Bible” du télétravail, qui fera office de source unique de référence pour toute personne en recherche d’information. Vous pouvez par exemple documenter l’ensemble des actions de votre équipe sur un outil comme Notion.

L’essentiel est de créer des réflexes, pour que chaque évolution ou changement dans les processus de votre organisation soit systématiquement documentée. Les changements importants doivent aussi être listés et centralisés, pour éviter au maximum la confusion des équipes.

Partager l’information à l’ensemble des équipes

L’accès à l’information est un premier enjeu, mais le partage équilibré de celle-ci en est un second. En effet, à distance, les collaborateurs peuvent avoir tendance à s’envoyer des messages privés s’ils travaillent ensemble sur un projet.

Pour vous assurer que l’information circule de manière homogène, essayez de privilégier la communication sur des canaux publics (en utilisant Slack, par exemple), pour que chacun sache ce à quoi les autres membres de l’équipe sont occupés à tout moment, même si ces activités ne les concerne pas directement.

Cette pratique permet de mettre tout le monde au même niveau d’information et d’éviter les tensions.

Limiter les outils de collaboration à distance

À distance, devoir gérer une myriade d’outils peut rapidement devenir anxiogène et improductif pour votre équipe. C’est notamment le cas si ces outils ne sont pas extrêmement bien maîtrisés par certains.

Afin de simplifier le quotidien de chacun, limitez les outils digitaux au strict minimum pour assurer le fonctionnement de votre équipe. Vous n’avez besoin que des outils suivants :

  • Notion ou Google Docs pour partager des contenus écrits et documenter ;
  • une messagerie instantanée comme Slack, pour échanger des informations courtes et collaborer en direct ;
  • un outil de gestion de projet comme Trello, pour assigner et suivre les tâches de chaque membre de l’équipe ;
  • un produit de visioconférence, comme Zoom, pour communiquer.

Dans un contexte de travail à distance, la frugalité vous aidera y voir plus clair et avancer plus vite !

Créer des rendez-vous récurrents et des routines

Au bureau, chacun a tendance à créer ses routines : pauses café avec les collègues, pauses déjeuner, afterworks, … Tous ces rituels qui rythment le quotidien et fédèrent les équipes disparaissent subitement avec la distance. Cette situation peut impacter négativement le moral des équipes : il est nécessaire de proposer des solutions pour maintenir le lien et la proximité émotionnelle avec ses collègues !

Pour ce faire, n’hésitez pas à recréer des moments d’échange privilégiés avec vos équipes :
proposez à chacun des cafés virtuels ou des afterworks via Zoom ;
créez une “salle de pause” en visioconférence, sur laquelle chacun peut se connecter librement ;
lancez des conversations dédiées aux loisirs des membres de l’équipe ;

L’entreprise Spendesk a par exemple mis un point d’honneur à organiser des déjeuners d’équipe animés par une activité créative et ludique, comme par exemple le live doodling !

Tous ces rituels visent à reproduire les interactions du lieu de travail : ils sont donc d’excellents moyens d’humaniser le travail en équipe à distance et de booster vos collaborateurs.

Outre les moments informels avec vos collaborateurs, ne négligez pas l’importance de bien préparer vos réunions à distance ! Elles sont en effet un moment crucial de partage de l’information et de mesure du moral des équipes.

Préserver son espace personnel

Enfin, l’environnement de travail joue énormément sur la productivité. En effet, l’un des plus grands pièges du télétravail, c’est la limite entre vie professionnelle et personnelle. Sans le cadre physique du bureau, la frontière devient rapidement floue.

Pour éviter de tomber dans ce piège, créez des gardes-fous, comme le respect d’horaires de travail précis et l’agencement d’une pièce de bureau dédiée si cela est possible. Ces pratiques vous assureront de ne pas vous épuiser sur la durée et de maintenir votre productivité tout en maintenant une collaboration à distance réussie avec vos équipes !

Travail et collaboration à distance sont des compétences essentielles pour les managers aujourd’hui, qu’ils soient en devenir ou accomplis. C’est l’une des convictions profondes de l’EDHEC, que nos équipes ont intégré comme un pilier de notre pédagogie online. L’ensemble de nos formations intègrent ainsi, entre autres, des modules de réalisation de projet en équipe. Cette approche nous permet de familiariser nos apprenants au “digital workplace” qui prend une place toujours plus importante dans les modes de travail actuels !

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