Comme presque toutes les personnes actives à l’ère de la COVID-19, vous avez certainement déjà participé à une réunion virtuelle. Certaines vous ont donné l’impression de s’être déroulées sans heurts et de vous avoir permis d’apprendre de nouvelles choses. Mais dans de nombreux cas, vos meetings sur Zoom vous ont plutôt laissé une impression amère. Ponctués de silences gênants et manquant cruellement d’énergie. La différence entre les deux tient le plus souvent à la qualité du facilitateur et à son énergie.
Pour rendre vos réunions en ligne plus productives et agréables, voici donc 5 conseils pratiques en matière de facilitation virtuelle !
Quel est le rôle d’un facilitateur ?
En termes simples, le facilitateur est la personne ayant pour rôle de guider les participants d’une réunion, virtuelle ou non. Sa mission est de réunir un groupe plus ou moins large de personnes pour collaborer sur des projets collectifs complexes.
La facilitation numérique permet aux participants de travailler les uns avec les autres non seulement pendant la réunion, mais aussi avant et après. De cette façon, chaque participant devient un agent de changement actif, et non pas un spectateur passif.
Les experts s’accordent à dire que le rôle de facilitateur devrait prendre de plus en plus d’importance à l’avenir. Développer des compétences de facilitation vous permettra d’assurer l’efficacité de vos équipes, dans un contexte de distanciation sociale ou si vos collaborateurs sont disséminés à travers le monde. Cet article décrypte les techniques des facilitateurs pour s’assurer du bon déroulé de leurs réunions en ligne !
1. L’importance de la préparation
Un facilitateur averti en vaut deux !
La clé de la facilitation numérique tient à la préparation. À commencer par établir un ordre du jour spécifique pour la réunion à venir. Non seulement les points importants à aborder doivent être définis, mais il est également crucial de déterminer combien de temps vous pourrez passer sur chaque élément.
Cette étape de préparation doit aussi permettre au facilitateur de se rapprocher en amont des autres participants. Il pourra par exemple décider de qui présentera chaque élément, partager l’ordre du jour ainsi que les ressources utiles. Ce travail lui permettra aussi de créer une relation de confiance avec les membres de son équipe. Et d’éviter qu’ils n’aient la sensation de plonger en territoire inconnu durant la réunion.
La phase de préparation d’un meeting ne concerne d’ailleurs pas que son contenu. Le facilitateur aura également à charge de prévoir tous les éléments techniques et technologiques qui seront utilisés lors de la réunion. De la plateforme sur laquelle elle se déroulera (et donc l’envoi d’une invitation) aux équipements nécessaires à chaque participant… La prise en compte de tous ces petits détails permettra d’éviter les couacs le jour J.
2. Etablir les règles de base de la réunion
Chaque facilitateur a la possibilité de définir les règles concernant la manière dont les participants pourront échanger durant la réunion. Des règles qui comprennent les modalités de prise de parole. Mais aussi le cadre dans lequel la communication sera possible.
Pour faciliter un meeting en ligne, il peut par exemple être pertinent de rappeler d’attendre que l’on nous donne la parole avant de s’exprimer. Mais aussi d’aller à l’essentiel, pour que la réunion ne s’éternise pas. Ces règles de base éviteront par exemple que certains participants ne monopolisent la discussion. Elles permettront aussi d’encourager l’écoute, l’ouverture et l’empathie.
3. Les mots d’ordre du facilitateur : simple, court, spécifique
Pour qu’une réunion en ligne soit productive, elle doit aller à l’essentiel. Ces trois adjectifs sont donc les points cardinaux d’un facilitateur à distance.
- Simple : grâce à des moyens accessibles à tous pour communiquer pendant la réunion (avec un chat en ligne pour poser ses questions, par exemple). Vous pouvez ainsi expérimenter avec des emojis ou les réactions intégrées à votre plateforme de visioconférence pour vous assurer que tout le monde suit.
- Court : pour maintenir l’engagement des participants, il est important d’être le plus bref possible. En complétant le contenu de la réunion par des ressources (vidéos, micro-modules d’apprentissage) partagées en amont ou en fin de meeting.
- Spécifique : le facilitateur a la responsabilité de condenser les informations dont il dispose pour qu’elles soient plus faciles à digérer. Un bon moyen de s’y tenir est de réfléchir à l’objectif général de votre meeting. Concentrez votre attention sur ce qui compte le plus dans votre présentation. Encouragez une interaction régulière sur des sujets spécifiques tout au long de la réunion, en donnant la parole aux experts dans chaque domaine lorsque cela est pertinent.
4. Le facilitateur demande des feedbacks
Les commentaires partagés en direct permettent de dynamiser une réunion en ligne, et d’améliorer l’engagement des participants. Sollicitez-les également en fin de réunion (via des sondages ou un formulaire).
Vous pouvez le faire en formulant des questions précises, sur ce qui a fonctionné et sur les points à améliorer. Mais ne soyez pas trop directif. Laissez plutôt la liberté à vos collaborateurs de vous proposer des stratégies qui amélioreront considérablement votre rôle de facilitateur.
5. Essayez, échouez, apprenez et recommencez !
Finalement, le meilleur moyen de devenir un meilleur facilitateur est tout simplement la pratique. Presque toutes les méthodes de facilitation digitale qui existent aujourd’hui ont été élaborées sur le tas, testées puis améliorées.
Le plus important est donc non seulement de vous adapter au contexte spécifique de chaque réunion et chaque équipe. Mais aussi d’apprendre des petites erreurs, malheureusement inévitables, que vous risquez de commettre lorsque vous ferez vos premiers pas de facilitateur ! Ayez confiance en vos capacités à vous perfectionner pour devenir un pro du thought leadership. Et n’oubliez pas de vous amuser !
