L’organisation agile, que l’on peut définir comme un ensemble de techniques de gestion de projet agiles, est devenue extrêmement populaire dans le secteur informatique. Et ce, notamment dans le développement de logiciels, où elle peut faire la différence entre le projet qui ne sera jamais achevé et celui qui produira des résultats très rapidement.
Pourtant, la pensée agile n’a jamais été conçue pour se limiter aux métiers techniques. L’application de ce modèle à d’autres types de projets et de métiers est pour certains l’essence même de cette organisation. La gestion agile permet en effet de penser un projet en termes d’objectifs stratégiques et de livrables produits par itérations.
L’un des principaux risques pour l’organisation agile reste néanmoins la profondeur des changements qu’elle peut provoquer en interne. Car malgré son efficacité, les écueils à la mise en place d’une organisation agile sont nombreux !
Voici quelques pistes pour les éviter, ainsi que des modèles d’entreprise qui maîtrisent l’agilité, dans des contextes parfois surprenants…
Qu’est-ce que l’organisation agile ?
On fait généralement remonter les débuts de l’organisation agile au fordisme, voire même aux légions romaines durant les guerres puniques. Cependant, le terme se popularise réellement en 2001, suite à la publication du Manifeste pour le développement logiciel agile.
La méthodologie agile consiste essentiellement à développer un projet comme un processus itératif plutôt qu’en suivant un plan prédéfini. Il s’inspire de nombreux courants de gestion de projet antérieurs à 2001 : notamment le diagramme de GANT pour le fonctionnement en cascade, et la Conception Rapide d’Applications (RAD).
L’organisation agile a permis de regrouper ces concepts et de développer un mode de travail plus productif, car plus flexible. Elle implique une collaboration constante de l’ensemble des parties prenantes, et une amélioration continue à chaque étape.
L’organisation agile peut-elle s’appliquer à tous les métiers ?
L’organisation agile, lorsqu’elle est appliquée dans les organisations (le plus souvent dans un format hybride) produit généralement des résultats séduisants. L’avantage le plus notoire pour les acteurs utilisant cette approche étant la qualité supérieure du produit final. De manière générale, la satisfaction des clients est également plus élevée lors des projets menés en ‘mode agile’.
L’une des raisons du succès et de l’adoption de la méthode agile dans l’univers de la tech s’explique par ses modalités. Elle est en effet efficace et plus simple à mettre en œuvre dans les conditions couramment rencontrées dans l’innovation logicielle. Le problème à résoudre étant généralement complexe, les exigences des produits tech sont susceptibles de changer rapidement. Avec la méthode agile, le travail de développement de produits peut être modularisé (et le risque lié à la durée du développement peut ainsi être réduit !). Par ailleurs, une collaboration étroite avec les utilisateurs finaux est en général possible, et même encouragée, favorisant l’user centricity.
Du développement à de nouveaux horizons
Mais contrairement à l’opinion générale, ces conditions existent dans de nombreux autres secteurs d’activité. C’est d’ailleurs pour cette raison que l’organisation agile imprègne de plus en plus les métiers en dehors de la tech. La discipline de la gestion de projet a bien évidemment fait partie des premières à s’emparer de cette nouvelle organisation. Elle a rapidement été suivie par le Product Management, mais aussi le Marketing à travers l’avènement du Growth Hacking.
L’organisation agile est toutefois moins courante dans les métiers opérationnels, comme la maintenance, les achats, la vente ou la comptabilité. Autrement dit, lorsque les conditions du marché sont stables et prévisibles ! C’est aussi vrai pour les activités dans lesquelles les clients ne sont pas disponibles pour une collaboration constante.
Parce que l’agilité nécessite généralement de former ses collaborateurs et de mettre en place de nouveaux outils, l’organisation devra également décider si les bénéfices attendus justifient les efforts et les dépenses qu’impliquent cette transition. L’innovation agile dépend grandement du soutien des équipes et de leur appétence au changement. Une transition réussie vers ce mode opératoire dépendra donc en grande partie de la capacité du management à apporter aux collaborateurs le soutien et la confiance dont ils ont besoin pour adopter ces nouvelles méthodes.
Choisir quels aspects de la méthodologie agile appliquer dans d’autres contextes
Le principal piège dans lequel tombent les entreprises implémentant une organisation agile hors des métiers techniques est de vouloir tout changer à la fois. S’il est possible d’appliquer tous les aspects techniques et pratiques de cette méthodologie dans un environnement de développement de logiciels, les métiers qui ne sont pas techniques ont en effet besoin de temps pour opérer une transformation de leur culture.
La clé est donc d’implémenter l’organisation agile en respectant le cœur de sa pensée : un processus par étapes itératives. Cela implique de résister à la tentation d’imposer ce changement d’un seul coup et de risquer de frustrer les collaborateurs.
Lorsque les techniques agiles sont mises en place de manière progressive, l’organisation est également plus à même de voir quand elles sont adaptées ou non. La méthode des petits pas permet aussi de ne pas totalement abandonner ses anciennes méthodes de gestion de projet (analyse des risques, contrôle qualité, etc.)
Équipes transverses et itérations : hors les murs des métiers techniques
Le meilleur scénario consiste à choisir parmi les outils agiles ceux qui s’adaptent le mieux à votre contexte particulier. Les sprints, par exemple, permettent de gérer étroitement le travail accompli au sein des équipes. Cette approche permet de donner une grande liberté à chacune d’entre elles, et pousse leurs membres à se dépasser.
Le concept d’équipes transverses fonctionnant ‘en mode agile’ est lui aussi facilement transférable à d’autres environnements. La constitution d’une équipe transversale (en termes de compétences) supprime les barrières entre les silos et l’inefficacité résultant du cloisonnement des différents pôles d’expertise fonctionnelle. De la même manière, l’intégration continue permet d’éviter que chaque équipe ne détecte trop tard les éventuels conflits ou redondances !
Mais le principe d’itération est certainement le plus central dans l’organisation agile (et le plus utile aux projets en général). Dans un monde en évolution permanente, il est de plus en plus difficile de prévoir l’évolution d’un projet ou métier. C’est pour cette raison que l’approche adaptative (qui consiste à revenir continuellement aux étapes précédentes pour affiner la conception) est nettement plus efficace. Le retour au concept de planification par vagues successives, tel qu’il est décrit dans le manifeste agile, a le potentiel d’apporter des avantages considérables à tout type d’organisation, au niveau des collaborateurs mais aussi à celui des équipes !
2 entreprises qui appliquent l’organisation agile aux métiers hors tech
L’organisation agile encourage le travail d’équipe, la communication ouverte et l’autonomie. Des principes de management que l’on retrouve dans beaucoup d’autres concepts (comme le management horizontal). Ces principes ont parfois été intégrés au sein d’entreprises et d’équipes qui n’ont rien à voir avec le développement logiciel.
Parmi eux, nous vous proposons deux exemples qui illustrent bien cette diffusion de la pensée agile au-delà de la tech.
Lonely Planet : la méthode agile adaptée aux métiers juridiques pour accélérer l’innovation
L’éditeur de guides de voyage s’est récemment intéressé à l’organisation agile. Et ce, plus précisément au sein de son équipe juridique, qui joue un rôle essentiel dans la gestion des risques de l’entreprise. Faisant face à plusieurs défis (notamment d’exigences quotidiennes exhaustives et de remaniements constants), cette dernière n’était plus en mesure d’aider l’entreprise à être plus productive et efficace.
A première vue, la nature rapide de l’organisation agile ne cadre pas bien avec le perfectionnisme nécessaire dans les métiers juridiques. Cependant, avec la bonne combinaison d’agile, de Kanban et de Scrum, les avocats de Lonely Planet sont passés d’un environnement de travail pesant à une organisation nettement plus flexible.
L’adoption de la méthode agile s’est particulièrement illustrée par la création d’un tableau blanc. Cet outil permet de partager l’ensemble des livrables des membres de l’équipe, et donc la diversité et l’intensité de leur charge de travail. Un système de points (calibré sur les travaux similaires) permet également d’évaluer la taille de chaque tâche.
Résultat : l’équipe juridique dans sa totalité peut examiner le tableau, affiner et améliorer continuellement la façon dont le travail est exécuté. La mise en œuvre de cette méthodologie a pris 100 jours et l’équipe a amélioré sa productivité de 25 %.
Le modèle Spotify, ou l’organisation agile des équipes métier
Le ‘modèle Spotify’ est une excellente illustration de la façon dont la structuration de l’organisation permet l’agilité. Théorisé dans un livre blanc, il se concentre principalement sur un nouveau cadre organisationnel des métiers. Il prône la constitution d’équipes (ou squads), qui fonctionnent de manière autonome, peuvent sélectionner leur cadre et polliniser leurs connaissances.
Parmi les éléments clés du modèle Spotify, on compte notamment :
- Les squads, des équipes transversales et autonomes. Chacune se concentre sur un domaine avec une mission unique, guidée par un coach agile et un Product Owner ;
- Les tribus, qui permettent d’aligner les squads, grâce à un chef de tribu chargé de la collaboration ;
- Les chapitres, qui permettent de maintenir les normes dans chaque discipline ;
- Les guildes, des communautés d’intérêts entièrement constituées sur la base du volontariat ;
- Les alliances, qui combinent plusieurs tribus pour faciliter la collaboration sur un projet plus conséquent.
L’avantage de cette application du modèle agile est qu’elle se concentre sur la nature du travail et non sur les processus. Elle n’exige pas des équipes qu’elles changent leur façon de travailler (ce qui peut s’avérer contre-productif). Au contraire, elle encourage leur alignement, tout en leur permettant d’atteindre leurs objectifs individuels. Une manière innovante de penser le travail et d’influencer positivement l’organisation !
Après avoir révolutionné l’industrie logicielle, l’organisation agile est sur le point de transformer de nombreux métiers et secteurs. L’enjeu n’est plus de prouver son efficacité, mais plutôt de sensibiliser la direction et le management pour leur permettre d’accompagner leurs équipes dans cette transition.
