Dans notre quête permanente vers une plus grande productivité, nous sommes souvent inondés de conseils et de techniques censés nous faire gagner du temps ou nous rendre plus efficaces. Mais parfois, les résultats ne sont pas au rendez-vous, malgré nos efforts…
L’absence de résultats concrets ne viendrait-il pas de la conception erronée que nous nous faisons de la productivité ? En réalité, l’objectif n’est pas vraiment de travailler plus, mais plutôt de dédier notre énergie aux tâches qui ont un réel impact sur notre activité. C’est ce concept qui forme l’épine dorsale de la règle des 80/20, que l’on appelle aussi la méthode Pareto.
Qu’est-ce que la méthode Pareto ?
Le principe de Pareto (que l’on appelle aussi la méthode Pareto ou la règle des 80/20) n’est pas exactement une nouveauté. Elle a été créée en 1906 par le célèbre économiste italien Vilfredo Pareto, après avoir observé que 80% des terres et des richesses de l’Italie appartenaient à 20% de sa population.
Ce ratio de 80/20 a par la suite été observé dans des circonstances très variées. Le principe de Pareto a finalement évolué pour définir le concept selon lequel 80% des résultats que nous obtenons sont impulsés par 20% des efforts que nous produisons.
Comme toutes les méthodes, celle de Pareto ne doit pas être prise au pied de la lettre. Le ratio peut en effet changer selon les circonstances ! Mais ce qu’il faut retenir, c’est une réalité importante : il existe de manière générale un déséquilibre flagrant entre le travail que nous réalisons et les résultats qu’il nous permet d’obtenir !
Quel est l’impact de la méthode Pareto sur la productivité ?
Selon Pareto, 80% de nos résultats sont impulsés par 20% de nos efforts. Mais qu’est-ce que cela a à voir exactement avec notre productivité ?
Connaître ce ratio vous permet en réalité d’identifier les efforts qui sont le plus susceptibles de générer les résultats que vous désirez obtenir. On parle ici aussi bien de vos objectifs professionnels que personnels. Or, quand vous aurez ciblé ces efforts stratégiques, vous pourrez y concentrer toute votre énergie, et être ainsi plus productif !
Imaginons par exemple que vous ayez une liste de prospects plus longue que le bras. Après une petite recherche, vous remarquerez certainement que 80% de vos revenus proviennent uniquement d’une poignée de vos clients. Vous pourriez donc booster votre chiffre d’affaires en consacrant plus de temps et d’énergie à ces clients (ou au segment qu’ils incarnent), plutôt que de perdre du temps à relancer les autres prospects moins qualifiés de votre liste !
Concrètement, la méthode Pareto vous permet de maximiser vos efforts en vous assurant de les allouer correctement. Tout aussi important, elle vous aide à identifier les tâches qui vous font perdre votre temps (puisqu’elles ne donnent aucun résultat probant). Ce principe vous évite non seulement de préserver votre temps, mais aussi votre motivation !
Comment appliquer le principe de Pareto à son activité ?
Il existe une multitude de manières dont la méthode Pareto peut s’appliquer à votre activité.
On peut citer par exemple le fait que :
- 80% de votre acquisition de nouveaux clients provient de 20% de votre prospection ;
- Ou que 80% de vos ventes proviennent de 20% de vos commerciaux ;
- etc… La liste d’exemples est longue !
Attention cependant à ne pas enfermer Pareto dans un cadre trop strict. La manière dont son principe s’applique à votre entreprise dépend en grande partie de votre système de fonctionnement, de votre produit ou service, mais aussi de votre marché. Le tout est d’adopter cette approche de manière assez attentive pour découvrir comment elle s’imbrique dans votre activité.
Pour identifier vos 20% critiques, vous devez commencer par comprendre où vont vos efforts. C’est-à-dire, à quelles tâches vous dédiez le temps dont vous disposez dans une journée classique de travail. Vous pouvez le déterminer par simple observation, ou en vous aidant d’une application qui traque votre activité.
Une fois que vous aurez cette information, approfondissez-la. Identifiez les tâches à faible et à forte valeur ajoutée. Mais aussi, celles qui représentent les plus grandes distractions (ou vos “trous noirs” à énergie) !
Pour vous guider, posez-vous les questions suivantes :
- Quelle est votre tâche principale (par exemple, celle pour laquelle vous êtes payé) ?
- Avez-vous tendance à repousser une tâche importante au profit d’une tâche urgente ?
- Souhaitez-vous avoir plus de temps pour certaines tâches – et si oui, lesquelles ?
Passer de la théorie à la pratique
Une fois que vous avez identifié les tâches qui vous rapportent le plus, créez-vous une to-do list dans laquelle ces dernières seront votre priorité. Autrement dit, résistez à la tentation de commencer par les petites tâches les plus faciles, pour le simple plaisir de pouvoir les rayer de votre checklist. Du point de vue de la méthode Pareto, c’est en effet une perte de temps et d’énergie.
Une fois votre liste de tâches établie, abordez-les de front, et de la même manière. Déconstruisez les en plus petites composantes, et mettez en évidence celles qui auront le plus d’impact. Puis, concentrez votre énergie sur ces composantes clés, sans vous laisser happer par de fausses urgences.
Enfin, automatisez autant que possible les 80% restants. Bien sûr, ce ne sera pas toujours possible. On retrouve parfois dans ces 80% les finitions qui apportent de la profondeur à votre produit / service, ou qui font la qualité de votre travail. Néanmoins, ils sont souvent superflus. Pensez à la planification de vos réunions, au suivi de vos projets, etc… Rationalisez ce travail purement administratif autant que possible en automatisant ces tâches répétitives et à faible valeur ajoutée !
