Pour prendre des décisions financières éclairées pour une entreprise, ses dirigeants doivent d’abord être bien informés. Et dans cette optique comprendre la situation d’une société passe par réaliser un reporting financier en bonne et due forme. C’est la base pour identifier ses points forts et ses faiblesses, et ainsi prendre les décisions qui assureront sa croissance future.
Malgré son importance, beaucoup continuent à considérer le reporting financier comme un champ de mines, à répéter les mêmes erreurs ou à retarder le plus longtemps possible son échéance – ce qui peut avoir des conséquences dramatiques pour leur société ! De l’évaluation de vos coûts à l’interprétation de votre rapport, nous faisons dans cet article le point sur les bonnes pratiques et les erreurs à éviter en matière de rapport financier.
Qu’est-ce qu’un rapport financier ?
Un rapport financier est un document officiel qui présente l’ensemble des activités et les performances financières de votre entreprise sur une période donnée. Le plus souvent, le reporting financier (c’est-à-dire, la création de rapports financiers) est réalisé sur une base trimestrielle ou annuelle.
En plus d’être l’indicateur d’une bonne santé financière, votre entreprise est légalement tenue de se plier à la réalisation ponctuelle d’un reporting financier, mais aussi de le partager avec son administration fiscale. Ces documents sont également généralement accessibles au grand public. Ils peuvent ainsi servir de base aux investisseurs potentiels ou aux banques qui envisagent de travailler avec vous ou d’investir dans votre entreprise.
En interne, le reporting financier a pour principal objectif le suivi des flux de trésorerie et l’estimation de votre rentabilité future. Pour simplifier, les rapports financiers vous donnent un aperçu du capital dont vous disposez, ainsi que du montant et de la ventilation de vos dépenses. Sur la base de ces données, vous pouvez prendre des décisions commerciales éclairées et optimiser vos dépenses futures.
4 conseils pour réussir son reporting financier
Le reporting financier est un art bien plus complexe qu’il n’y paraît. L’essentiel n’est pas de connaître les données qui doivent y figurer ou le format à respecter, mais de s’assurer que celles-ci soient pertinentes. Et surtout, que leur collecte soit optimisée afin qu’elle vous prenne le moins de temps possible…
Voici 4 conseils à suivre pour faciliter votre reporting financier !
Collectez régulièrement les données
La collecte régulière des informations qui seront restituées dans votre reporting financier est absolument indispensable. Vous devez donc garder un oeil sur vos revenus, vos dépenses, votre trésorerie, votre budget, etc.
Pour vous assurer que vos livres de compte et vos rapports soient à jour, collectez régulièrement les informations financières (par exemple, toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois). Cela peut inclure des feuilles de calcul, des factures, des reçus,…
La collecte régulière d’informations permet de créer des rapports financiers plus précis. Cela évitera également les oublis et allégera votre charge de travail au moment de leur finalisation !
Identifiez les tâches les plus chronophages et automatisez-les
Quels types de tâches vous font perdre du temps : les tâches comptables répétitives ? La mise à jour de vos spreadsheets ? Quelles qu’elles soient, vous devez les identifier en amont afin d’optimiser autant que possible vos processus de reporting financier.
Vous pourrez ensuite déterminer celles qu’il est possible d’automatiser, d’externaliser, ou même de supprimer pour accélérer votre reporting financier. Cela vous permettra de consacrer votre temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée (comme l’analyse, par exemple).
La bonne nouvelle est qu’il existe désormais une foule d’outils SaaS pour vous prêter main forte. En fonction de vos besoins et de votre budget, vous pourrez ainsi investir dans un logiciel de comptabilité, de budgétisation, ou de paie.
Organisez les données de votre reporting financier
La clé d’un bon reporting financier, c’est la préparation. Une bonne organisation vous permettra non seulement d’être plus précis, mais aussi plus efficace. Vous pouvez par exemple organiser les données de votre rapport financier dans un espace de stockage centralisé avec différents dossiers pour chaque catégorie d’information.
Pensez également à optimiser vos processus de travail. Déterminez exactement qui va faire quoi et quand les individus concernés devront le faire. Pour simplifier les choses et vous assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes, pensez aussi à établir un plan d’action précis, stipulant clairement qui a la responsabilité de chaque tâche et les échéances à respecter.
Améliorez la collaboration et la communication
Votre processus de reporting financier peut rapidement tomber à plat si vous ne parvenez pas à collaborer et à communiquer efficacement avec votre équipe.
Pour rendre le tout plus agile :
- Utilisez un système de reporting financier et des outils de communication sécurisés, partagés et centralisés ;
- Réunissez-vous régulièrement pour passer en revue les processus et apporter les améliorations nécessaires ;
- Communiquez autant que possible avec l’ensemble des parties prenantes tout au long du processus.
Les erreurs à éviter en matière de reporting financier
La moindre erreur commise lors de votre reporting financier peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise. Des données incomplètes ou inexactes brouilleront la vue d’ensemble que vous avez de votre situation financière et peuvent fausser votre prise de décision.
Sans bilan précis ou état de compte de résultat auxquels vous pouvez vous fier, vous ne saurez pas dans quelle direction avancer, quelles opportunités saisir ni les risques que vous pouvez vous permettre de prendre.
Voici donc les 3 principales erreurs à éviter pour votre prochain rapport financier.
Sous-estimer vos coûts
La première erreur que commettent de nombreuses entreprises est de sous-estimer leurs coûts, notamment d’exploitation ou de main d’œuvre. Le problème est que sur cette base, elles décident par exemple d’embaucher plus d’employés qu’elles ne peuvent se le permettre ou se retrouvent avec un projet dans le rouge en termes de budget.
La leçon à en tirer, c’est que le reporting financier est une réelle expertise. Et même si les entrepreneurs, en particulier en early stage, portent souvent plusieurs casquettes, celle de responsable financier ne devrait clairement pas leur incomber.
Ne pas inclure de données comparatives
Certaines entreprises peuvent produire des rapports financiers à une seule colonne. Ils sont néanmoins moins informatifs que les rapports à plusieurs colonnes en raison de l’absence de données comparatives. L’inclusion des montants de l’année précédente, des montants du mois précédent ou des montants budgétés permet au lecteur de déterminer plus facilement si la situation financière de l’organisation correspond ou non aux attentes de ses dirigeants.
Plutôt que de regrouper tous les chiffres comparatifs possibles dans un seul rapport, ce qui pourrait brouiller les informations pertinentes, envisagez plutôt de publier plusieurs rapports financiers. Par exemple, vous pouvez produire deux comptes de résultat, l’un comparant les montants réels aux montants budgétaires et l’autre comparant les montants réels aux montants de l’année précédente.
Mal communiquer et analyser son reporting financier
Le processus de production de rapports financiers est presque inutile si personne ne prend la peine de les lire ou de les analyser. D’où l’importance de compiler des documents lisibles et de faire preuve de pédagogie, voire de former ses équipes à l’analyse financière.
Par ailleurs, n’oubliez pas que l’erreur est humaine – mais qu’elle peut coûter cher ! Une fois que vous aurez évalué les erreurs ou les écarts sortis de votre reporting financier, prenez le temps d’ajuster ou de corriger vos livres de compte. Puis, révisez vos procédures comptables pour éviter que ces erreurs ne se reproduisent.
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